Elektronický systém spisové služby
Zveřejnění podle ustanovení § 5 odst. 3 zákona č. 106/1999 Sb.
Žadatelka uvedla:
„Žádám o poskytnutí informace o účelu a tvorbě čísel, která jsou vytištěna na listinách vytvořených policií ČR (např. protokoly o podaných vysvětleních, úřední záznamy). Na pravém horním rohu je před číslem uvedeno „JID“ a v pravém dolním rohu je číselný kód oddělený tečkami.
Žádám o sdělení, zda se tato čísla musí shodovat na všech stránkách daného dokumentu (např. protokolu o podání vysvětlení) a zda lze při srovnání čísel u jednotlivých dokumentů zjistit, který z dokumentů byl vytvořen dříve (ev. kdy byl vytvořen).
Dále žádám o sdělení, zda čísla jednací jsou k dokumentům přidělována automaticky a zda lze dle čísla jednacího konkrétního dokumentu vyvodit okamžik jeho vytvoření ve vztahu k jiným dokumentům v daném spise.“
Policie České republiky poskytla žadatelce následující informace:
1) Alfanumerický kód označovaný zkratkou JID, jež znamená jednoznačný identifikátor dokumentu, je přidělován každému dokumentu elektronickým systémem spisové služby a je s tímto dokumentem neoddělitelně spjat. Zaručuje jedinečnost a nezaměnitelnost dokumentu a v elektronickém systému spisové služby je neopakovatelný. Vyznačuje se na první straně dokumentu zpravidla v jejím pravém horním rohu (jeho umístění není zákonem stanoveno). V metadatech elektronického systému spisové služby lze zjistit, kdy byl dokument s konkrétním JID vytvořen.
2) Numerický kód se zobrazuje v levém dolním rohu každé strany dokumentu, pokud byl dokument vyhotoven ve formuláři dostupném v databázi šablon elektronického systému spisové služby. Označuje typové číslo šablony formuláře, pořadové číslo revize šablony formuláře v rámci všech typových šablon elektronického systému spisové služby a identifikátor formuláře v databázi. Kód identifikátoru formuláře tvoří vzestupnou číselnou řadu, a porovnáním dokumentů vyhotovených ve formuláři lze proto podle identifikátoru formuláře určit pořadí jejich vyhotovení. Informační systém ETŘ, ve kterém je elektronický systém spisové služby veden, je každým útvarem Policie České republiky provozován samostatně. To znamená, že porovnáním identifikátoru formuláře dokumentů vyhotovených různými útvary nelze určit pořadí jejich vzniku.
3) V elektronickém systému spisové služby jsou čísla jednací přidělována dokumentům automatizovaně. V okamžiku vložení dokumentu do spisu tento dokument obdrží pořadové číslo. Datem vytvoření vlastního dokumentu se proto rozumí datum jeho zaevidování v elektronickém systému spisové služby. V metadatech tohoto systému lze zjistit, kdy byl vlastní dokument vytvořen, tj. zaevidován.
PhDr. Jiří Vokuš, 2. 9. 2024