Tato část řeší vlastní realizaci § 3 a § 20 zákona - nabídka příslušníků zařazených v zálohách, příslušníků, kteří budou vyňati ze zálohy, příslušníků žádajících o jiné služební místo v rámci bezpečnostních sborů České republiky (Policie ČR, HZS ČR, Vězeňská služba ČR a Celní správa ČR) a příslušníků, kteří budou odvoláni ze služebních míst podle § 25 a § 26 zákona.

Cílem je stanovení způsobu získávání dat do systému OSM od subjektů, které nejsou napojeny na EKIS. Podklady pro systém OSM v rámci subjektů napojených na EKIS (Policie ČR a GŘ HZS ČR) jsou do systému OSM transportovány automaticky. Získání dat je nezbytné pro vlastní výkon personální práce při aplikaci jednotlivých ustanovení zákona upravujících ustanovování na služební místa v bezpečnostních sborech a pro zajištění „průchodnosti“ příslušníků mezi jednotlivými bezpečnostními sbory.

A. Právní východiska

Znění § 3 zákona:

„Evidence služebních míst

Ministerstvo vede evidenci volných služebních míst v bezpečnostních sborech, s výjimkou zpravodajských služeb, a evidenci údajů o příslušnících těchto bezpečnostních sborů, zařazených v záloze, odvolaných ze služebního místa a o příslušnících, kteří požádali o převedení na jiné služební místo. Evidenci údajů o příslušnících vede ministerstvo v rozsahu údaje o čísle služebního průkazu a o dosaženém vzdělání. Bezpečnostní sbor, s výjimkou zpravodajské služby, je povinen sdělit tyto údaje ministerstvu bez zbytečného odkladu v písemné nebo elektronické podobě a průběžně je aktualizovat. Evidenci volných služebních míst ve zpravodajské službě a evidenci osobních údajů o příslušnících zpravodajských služeb vede zpravodajská služba.“.

Znění § 20 odst. 4 zákona:

„Ustanovení na volné služební místo

Při obsazování volného služebního místa využívá služební funkcionář evidence ministerstva o příslušnících odvolaných ze služebního místa a o příslušnících, kteří požádali o převedení na jiné služební místo. Ředitel bezpečnostního sboru v odůvodněných případech rozhodne, že se volné služební místo dočasně neobsadí.“.

B. Postup vytváření tabulky

Soubor formátu .xls by měl obsahovat data o příslušnících:

1. zařazených v záloze pro přechodně nezařazené,
   • kritériem naplnění – datum zařazení do zálohy
   • kritérium vymezení plnění – realizace opatření ustanovení,
2. „končících“ v zálohách (záloha neplacená, pro studující, činná),
   • kritériem naplnění – datum mínus 2 měsíce od datumu předpokládaného vyřazení ze zálohy,
   • kritérium vymezení plnění – realizace opatření ustanovení nebo převedením do zálohy pro přechodně nezařazené.
3. žádajících o jiné služební místo,
   • kritérium naplnění – datum žádosti o sl. místo (písemná žádosti schválená sl.funkcionářem),
   • kritérium vymezení plnění – realizace opatření odvolání (a ustanovení),
4. kteří budou odvoláni ze služebního místa z důvodu § 25 a § 26 zákona,
   • kritérium naplnění – datum předpokládaného odvolání ze sl. místa,
   • kritérium vymezení plnění – realizace opatření ustanovení nebo převedením do zálohy pro přechodně nezařazené,
5. kteří jsou jmenováni do služební hodnosti podle § 215 odst. 6 zákona k 1.1.2007 v době zproštění výkonu služby,
   • kritérium naplnění – datum ukončení zproštění výkonu služby,
   • kritérium vymezení plnění – realizace opatření ustanovení nebo převedením do zálohy pro přechodně nezařazené.

C. Obecná pravidla pro předávání dat

Předávaná dávka dat vždy nahrazuje předchozí dávku dat. Jedná se vždy o předání komplexní nabídky příslušníků.

Formát předávaných dat: soubor Excel (.XLS) min. verze 2000 (v textu nelze používat jako oddělovač středník)

Denní aktualizace - předávání dat: 1x denně

realizace v SAPu cca. do 9.00 hod.

Sbory zasílají data do 9.00 hod.

na zveřejnění jdou data přes FTP server do 10.00 hod.

Způsob předání dat: e-mail (internet)

Ochrana zasílaného souboru archiv rar s heslem

Heslo stanoví ministerstvo – a rozešle jednotlivým sborům

Změna hesla vždy k 1. v měsíci

Chyby v předávaném souboru

Po provedení kontroly příchozích dat budou platné záznamy nahrány a celý soubor s vyznačenými chybovými záznamy v .xls souboru zaslán zpět.

Opravený soubor sbory zašlou v další dávce příští den.

Každý den zaslat jen jeden soubor dat za sbor.

Na ministerstvu bude veden archiv všech zaslaných souborů.

Pokud bude technický problém s aktualizací, zůstávají poslední zveřejněná data na internetu.

Vždy poslední zasílaná data budou zveřejněna.

D. Předávaný soubor

Formát předávaných dat jako v bodu C.

Vstupní soubor je tabulka ve formátu MS Excel. První řádka souboru je hlavička. Soubor obsahuje tyto sloupce v násl. pořadí (X označuje povinné pole):

• Kód bezpečnostního sboru
• Bezpečnostní sbor
• Číslo služebního průkazu
• Stupeň vzdělání
• Skupina oborů vzdělání
• Kmenový obor vzdělání
• Obor vzdělání
• Zdravotní způsobilost
• Služební hodnost
• Druh zálohy / vlastní žádost
• Služební hodnost o kterou žádá
• Bezpečnostní sbor, o který žádá
• Datum zařazení do zálohy
• Datum ukončení zálohy
• Prověrka pro stupeň utajení
• Prověrka pro citlivé činnosti
• Důvod odvolání z dosavadního místa
• Datum odvolání z dosavadního místa
• Místo služebního působiště - region
• Požadované místo služebního působiště - region
• Telefon na kontaktní osobu oprávněnou podávat informace
• E-mail
• Fax
• Osoba bude ustanovena (jednání o ustanovení začalo)
• Další odborné požadavky (20 sloupců)
• Jiné zvláštní požadavky (20 sloupců)

Program uloží do tabulky SAP jen řádky souboru, které jsou bezchybné a mají vyplněny všechny povinné sloupce. Program vypíše obsah načteného souboru s informacemi o případných chybách.

V souboru nesmí být použit oddělovač - středník.

Bezpečnostní sbory, které nejsou napojeny na systém EKIS, současně předávají data o vyhlášených výběrových řízeních k jednotlivým obsazovaným služebním místům včetně podrobností o vyhlášení výběrového řízení s uvedením kontaktních údajů.