Spisová služba
Žadatel se domáhal poskytnutí informací ohledně výkonu spisové služby Policie České republiky v období od 1. ledna 2010 do data podání žádosti, a v této souvislosti kladl tři konkrétní otázky:
1. Zda povinný subjekt vede spisovou službu v elektronické nebo listinné podobě?
2. Jaký je tvar jednoznačného identifikátoru dokumentu, který vytvořil povinný subjekt, s vysvětlením jednotlivých částí jeho tvorby?
3. Které agendy jsou vedeny výlučně v systému elektronické spisové služby?
Policie České republiky posoudila předmětnou žádost a ve lhůtě prodloužené podle § 14 odst. 7 písm. a) zákona č. 106/1999 Sb. poskytla žadateli následující informace:
1. Policie České republiky (dále jen „policie“) jako veřejnoprávní původce uvedený v § 3 odst. 1 písm. c) zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon č. 499/2004 Sb.“), vykonává prioritně spisovou službu elektronicky v souladu s § 63 odst. 3 zákona č. 499/2004 Sb., a to v elektronickém systému spisové služby. V případech, kdy to vyžaduje zvláštní povaha věci, vykonává policie spisovou službu v listinné evidenci (zpravidla se jedná o evidenci utajovaných dokumentů).
Tato informace je platná od 1. ledna 2010 do současnosti.
2. Označení digitálních dokumentů jednoznačným identifikátorem je v rámci policie v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb. upraveno závazným pokynem policejního prezidenta č. 222/2011, kterým se vydává spisový řád Policie České republiky (dále jen „ZPPP č. 222/2011“). Článek 17 ZPPP č. 222/2011 praví: “Označení digitálního dokumentu jednoznačným identifikátorem, který obsahuje název útvaru ve formě zkratky odpovídající přidělené značce útvaru, zajistí elektronická evidence. Jednoznačným identifikátorem se digitální dokument spojí se záznamem v evidenci dokumentů.“
Elektronický systém spisové služby, který je součástí informačního sytému ETŘ provozovaného policií, označuje digitální dokumenty jednoznačným identifikátorem, jenž obsahuje:
- název útvaru ve formě zkratky odpovídající přidělené značce útvaru,
- pořadové číslo dokumentu z evidence dokumentů v elektronickém systému spisové služby,
- pořadové číslo zápisu v evidenci dokumentů v elektronickém systému spisové služby,
- označení typu dokumentu,
- rok,
- označení organizačního článku útvaru ve formě kódu z centrálního číselníku organizačních článků policie,
- alfanumerický kód generovaný elektronickým systémem spisové služby.
Na základě jednoznačného identifikátoru je každý dokument jednoznačně identifikovatelný jak v rámci jednotlivých útvarů police, tak v rámci policie jako celku. Jednoznačný identifikátor dokumentu je generován elektronickým systémem spisové služby a zpracovatel dokumentu jej nemůže ovlivnit.
U doručených analogových dokumentů je jednoznačným identifikátorem vyplněný otisk podacího razítka. Podací razítko obsahuje v souladu s § 3 odst. 3 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „vyhláška č. 259/2012 Sb.“), s účinností od 1. srpna 2012:
- název veřejnoprávního původce, kterému byl dokument doručen,
- datum doručení dokumentu, a stanoví-li jiný právní předpis povinnost zaznamenat čas doručení dokumentu, rovněž čas jeho doručení,
- číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, pod kterými veřejnoprávní původce doručený dokument eviduje (číslo jednací se skládá ze značky útvaru, pořadového čísla dokumentu z evidence dokumentů doplněného za spojovníkem o pořadové číslo zápisu v elektronickém systému spisové služby, z označení dokumentu, a to u trestního řízení „TČ“, přestupkového řízení „PŘ“ a u ostatních dokumentů „ČJ“ a roku),
- počet listů doručeného dokumentu,
- počet listinných příloh dokumentu a počet listů těchto příloh, popřípadě počet svazků listinných příloh dokumentu,
- počet a druh příloh dokumentu, pokud jsou v nelistinné podobě.
Podle § 5 odst. 5 vyhlášky č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (dále jen „vyhláška č. 191/2009 Sb.“), s platností od 1. července 2009 do 31. července 2012 podací razítko obsahovalo:
- název původce,
- datum doručení dokumentu, a stanovil-li tak jiný právní předpis, rovněž čas jeho doručení,
- číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů,
- počet listů dokumentu,
- počet listinných příloh dokumentu v analogové podobě a počet listů těchto příloh, popřípadě počet svazků listinných příloh dokumentu v analogové podobě; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh.
Při označování dokumentů jednoznačným identifikátorem policie postupuje v souladu s ustanovením § 64 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb. a ustanoveními § 7 odst. 1 a § 10 odst. 2 písm. a) vyhlášky č. 259/2012 Sb. s účinností od 1. srpna 2012, respektive postupovala v souladu s ustanovením § 5 odst. 3 písm. a) a c) vyhlášky č. 191/2009 Sb. s účinností od 1. července 2009 do 31. července 2012.
3. V elektronickém systému spisové služby policie jsou evidovány veškeré dokumenty, které policie jako veřejnoprávní původce je povinna evidovat mimo dokumenty, které je nutné z povahy věci evidovat v listinné evidenci (viz odpověď na otázku č. 1) a dokumenty, které se týkají mezinárodní policejní spolupráce, které jsou evidovány v samostatné evidenci vedené v elektronické podobě (§ 8 odst. 2 vyhlášky č. 259/2012 Sb. od 1. srpna 2012, respektive § 6 odst. 2 vyhlášky č. 191/2009 sb. od 1. července 2009 do 31. července 2012).
PhDr. Jiří Vokuš, 23. července 2015