Zpracování osobních údajů
Zveřejnění podle ustanovení § 5 odst. 3 zákona č. 106/1999 Sb.
Žadatel požádal o informace týkající se problematiky zpracování osobních údajů.
Policie České republiky k jednotlivým bodům žádosti poskytla žadateli následující informace:
1)Jaký vnitřní předpis PČR upravuje náležitosti takovéto dokumentace?
Interním aktem řízení Policie České republiky upravujícím vedení dokumentace, resp. odůvodnění využití výše uvedeného oprávnění (dále jen „dokumentace“), je závazný pokyn policejního prezidenta č. 215/2008, kterým se stanoví některé bližší podmínky a postupy pro zpracování osobních údajů (o ochraně osobních údajů).
2)Mohu požádat o zaslání tohoto předpisu? Jde-li o rozsáhlejší předpis, příp. jej stačí zaslat elektronicky na moji e-mailovou adresu…
Ano, závazný pokyn policejního prezidenta č. 215/2008, o ochraně osobních údajů, je možné poskytnout. Pozn.: Žadateli byl dokument zaslán.
3)Jak typicky taková dokumentace vypadá? Jde o několik řádek, nebo několik stránek, důvody píše právní nebo věcné? Lze uvést konkrétní příklad?
Není možné obecně stanovit formu případné dokumentace, ani to, zda by předmětná dokumentace zabírala několik řádek, či několik stránek. Lze předpokládat, že rozsah dokumentace by byl s ohledem na individuálnost každého případu rozdílný. Co by však bylo pro každou dokumentaci shodné, tak to je podmínka náležitého odůvodnění pro omezení přístupu subjektu údajů k informacím o zpracování jeho osobních údajů Policií České republiky. V každé dokumentaci by měly být srozumitelně popsány úvahy, které vedly spravující orgán k závěru o nutnosti omezit subjektu údajů přístup k informacím o zpracování osobních údajů. V žádném případě by nestačilo, kdyby bylo pouze odkázáno na právní úpravu, podstatné by byly věcné úvahy, kterými se spravující orgán řídil, a z nichž by vyplývalo, že poskytnutím informace o zpracování osobních údajů by byl ohrožen některý ze zájmů taxativně vymezených v ustanovení § 28 odst. 2 zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.
S ohledem na zmíněnou různorodost dokumentace (různá forma, různé věcné důvody, různý rozsah odůvodnění) nelze uvést konkrétní příklad takovéto dokumentace.
4)Kdo tuto dokumentaci sepisuje, vyšetřující policista či tým policistů?
K případnému sepsání vyjádření o nutnosti využití postupu v souladu s § 28 odst. 3 zákona č. 110/2019 Sb., tedy dokumentace, by byl příslušný zpracovatel konkrétní věci, který je s touto nejlépe obeznámen a s ohledem na získané informace a podklady by mohl nejlépe vyhodnotit, zda by byl poskytnutím informací o zpracování osobních údajů subjektu údajů ohrožen některý ze zájmů taxativně vymezených v ustanovení § 28 odst. 2 zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů. Samozřejmě, že schvalovatelem by byl vedoucí pracovník, který by současně zajišťoval kontrolu oprávněnosti využití daného oprávnění.
5) Kde, tj. na jakém útvaru PČR je tato dokumentace uchovávána? Jedná se o Odbor pověřence pro ochranu osobních údajů na Policejním prezidiu ČR?
Dokumentace by byla uchovávána jednak u zpracovatele konkrétní věci, a jednak u odboru pověřence pro ochranu osobních údajů, který vyřizuje žádost subjektu údajů.
6) Jak je zajištěno, že tato dokumentace nemůže být zpětně upravována?
Uvedenou skutečnost zajišťují pravidla spisové služby.
7) Je tato dokumentace poskytována dozorovému úřadu, tj. ÚOOÚ, automaticky, nebo pouze na vyžádání? V čl. 15, odst. 4 příslušného evropského předpisu, tj. směrnice (EU) 2016/680, se k tomuto uvádí: „Členské státy stanoví, že správce zdokumentuje věcné či právní důvody, na nichž se rozhodnutí [o omezení práva na přístup] zakládá. Tyto informace se zpřístupní dozorovým úřadům.“
Právní předpisy nestanoví, že by měla být dokumentace dozorovému úřadu poskytována automaticky. Případná dokumentace by tak byla poskytnuta vždy na vyžádání.
pplk. JUDr. Lucie Žárská, 14. 1. 2021