Spisová služba
Žadatel se domáhal informací ohledně „evidence a vedení evidence elektronických podání občanů a odesílání podání občanům na jimi označené elektronické adresy určené občany pro příjem elektronické pošty od tohoto státního orgánu.
Tak vady doručování písemností prostřednictvím Česká pošta s. p. a jejich zveřejnění na úřední desce Policejní prezídium ČR v rozsahu doručovaného podání.“ Žadatel konkrétně požadoval odpovědi na následující otázky:
1.1 Zda byly ze strany všech součástí, obvodní oddělení, krajská ředitelství atd. Policie ČR zřízeny elektronické podatelny v souladu se zákonem České republiky.
1.2 Zda byly ze strany všech součástí obvodní oddělení, krajská ředitelství atd. Policie ČR zřízeny elektronické podatelny v souladu se zákonem a elektronická podání občanů jsou potvrzována.
1.3 Zda jsou věrohodná ze strany Policejní prezídia ČR podání, která policejní orgán bez uvedení důvodů odmítne přijmout ke zpracování.
----- Original Message -----
From: epodatelna.policie@pcr.cz
To: spicarm@centrum.cz
Sent: Wednesday, July 15, 2015 6:36 AM
Subject: RE: Odesílání e-mailu: Š150714-oznámení-141-OSZ SM -JUDr.Kovácsová.docx
PotvrzenĂ o odmĂtnutĂ podĂĄnĂ
Ă Ĺ AD : podatelna PP CR, 17089 StrojnickĂĄ 27, Praha
Nåzev Şådosti
OdesĂlĂĄnĂ e-mailu: Ĺ 150714-oznĂĄmenĂ-141-OSZ SM -
JUDr.KovĂĄcsovĂĄ.docx
Ä Ăslo
evidenÄ nĂ : 30523/2015
IdentifikĂĄtor SS :
Datum evidence : 15.07.2015 06:34:55
PĹ ijato od : spicarm@centrum.cz ()
VaĹĄe podĂĄnĂ 30523/2015 bylo odmĂtnuto dne 15.07.2015 06:34:55 z dalĹĄĂho
zpracovånà na úŠadu podatelna PP CR.
DĹŻvod odmĂtnutĂ : PodĂĄnĂ nepĹ ĂsluĹĄĂ Ĺ eĹĄit Policii Ä R
PotvrzenĂ o odmĂtnutĂ podĂĄnĂ
Ă Ĺ AD : podatelna PP CR, 17089 StrojnickĂĄ 27, Praha
NĂĄzev Şådosti : OdesĂlĂĄnĂ e-mailu: Z160205-oznam uji-141-OSZ SMMgr.
Stypa
Ä Ăslo evidenÄ nĂ
: 7966/2016
IdentifikĂĄtor SS :
Datum evidence : 08.02.2016 06:42:34
PĹ ijato od : sm459vz@gmail.com ()
VaĹĄe podĂĄnĂ 7966/2016 bylo odmĂtnuto dne 08.02.2016 06:42:34 z dalĹĄĂho
zpracovånà na úŠadu podatelna PP CR.
DĹŻvod odmĂtnutĂ : rozhodnutĂm obsluhy EP.
1.4 Zda bylo ze strany vedoucích úředních osob PP ČR zaznamenáno, že elektronická podání, potvrzení o odmítnutí podání jsou narušena a odporují zákonu č. 141/1961Sb., trestnímu řádu.
1.5 Jakým způsobem bylo PP ČR zpracováno potvrzování elektronických podání na centrální podatelnu „epodatelna.policie@pcr.cz“ elektronických podání určených dle adresy Krajskému ředitelství Policie ČR Libereckého kraje, PČR Obvodnímu oddělení Semily, které je příslušné podle zákona potvrdit příjem elektronického podání.
1.6 Kolik písemností ze strany úředních osob činných u elektronické podatelny PP ČR bylo v letech 2015 až 2016 odmítnuto přijmout ke zpracování na elektronickou podatelnu epodatelna.policie@pcr.cz s uvedením počtu. A uvedením hodnosti, titulu, pracovního zařazení a služebního čísla pracovníka elektronické podatelny, který o tomto rozhodoval.
1.7 Zda bylo ze strany PP ČR zaznamenáno, že ze strany policejních orgánů nejsou řádně vyplňovány odesílané písemnosti prostřednictvím České pošty – červená obálka (zákon č. 500/2004 Sb.), které nemají vyplněnou zadní stranu „poučení“ – označení správního orgánu, který písemnost odesílá, označení písemnosti.
1.8 Zda byly státní orgány Policie ČR seznámeny s právní skutečností dle zákonů České republiky a EU, že občané, kteří obdrželi do schránek vhozením „poučení“ státního orgánu Policie ČR podle zákona č. 500/2004 Sb., správního řádu, prostřednictvím Česká pošta s. p., které není řádně vyplněno, tj. uvedením odesilatele, a doručovaná písemnost má absolutní neplatnost, neboť došlo k neplatnému právnímu úkonu - poučení, které svým obsahem – nevyplněním údajů - poškodilo příjemce podání na řádném poučení ve věci doručované písemnosti.
1.9 Zda nemusely státní orgány Policie ČR při korespondenci s občany vyplňovat řádně písemnosti doručované prostřednictvím Česká pošta s. p. v části poučení vhazované občanům do schránek a to uvedením odesilatele správního orgánu a označení písemnosti č. j., sp. zn.
1.10 Jakým způsobem, bylo ze strany centrální podatelny Policie ČR epodatelna.policie@pcr.cz potvrzováno přijetí písemnosti - elektronického podání konečnému příjemci, uvedení vzoru a popisu tohoto potvrzení příslušného státního orgánu Policie ČR.
1.11 Zda byla ze strany PP ČR provedena kontrola u Krajského ředitelství policie ČR Libereckého kraje, zda písemnosti jsou občanům odesílány na jimi uvedené adresy pro doručování písemností, a to i na elektronické adresy, a s jakým výsledkem.
Policie České republiky poskytla žadateli následující informace:
Ad 1.1 Veřejnoprávním původcem podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, je Policie České republiky jako celek, nikoli tedy její jednotlivé útvary či organizační články. Proto má Policie České republiky v souladu s § 2 odst. 2 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „vyhláška č. 259/2012 Sb.“), pro všechny své útvary zřízenu jednu elektronickou podatelnu. Údaje o elektronické podatelně jsou zveřejněny podle § 2 odst. 3 písm. c) vyhlášky č. 259/2012 Sb. na internetových stránkách Policie České republiky. Zde lze nalézt elektronickou adresu (epodatelna.policie@pcr.cz) i informace o provozu e-podatelny.
Všechny útvary Policie České republiky s výjimkou útvarů zřízených v rámci krajských ředitelství policie mají zřízenu datovou schránku. Pro příjem datových zpráv útvary zřízenými v rámci krajských ředitelství policie je určena datová schránka příslušného krajského ředitelství policie. Prostřednictvím těchto datových schránek lze se všemi útvary policie jako orgány veřejné moci v souladu se zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů, elektronicky komunikovat.
Pro možnost elektronické komunikace mají jednotlivé útvary Policie České republiky zřízeny emailové adresy, které ovšem slouží jen pro potřeby běžné komunikace. Neplní funkci elektronické podatelny ve smyslu § 2 vyhlášky č. 259/2012 Sb. a nejsou napojeny na elektronický systém spisové služby využívaný Policií České republiky.
Ad 1.2 Informace o provozu elektronické podatelny, včetně vzoru potvrzení o doručení podání, jsou zveřejněny na internetových stránkách Policie České republiky www.policie.cz v rubrice eKomunik@ce, záložka Pravidla pro příjem podání. Určení pracovníci elektronické podatelny přijímají datové zprávy (elektronická podání) a rovněž zasílají potvrzení, respektive vyrozumění o ověření elektronického podání z hlediska čitelnosti, přípustnosti formátů, existence elektronického podpisu, přítomnosti viru apod.
Ad 1.3. Každý doručený dokument podléhá při příjmu kontrole podle § 4 vyhlášky
č. 259/2012 Sb. V případě, že pracovník podatelny zjistí, že přijímaný dokument nesplňuje požadavky stanovené právním předpisem, postupuje v souladu s výše uvedeným ustanovením. V případě odmítnutí doručené datové (elektronické) zprávy je odesílateli v „Potvrzení o odmítnutí podání“ vždy sdělen důvod odmítnutí. Důvod odmítnutí vyhodnocuje pracovník elektronické podatelny a vybírá z možností přednastavených v systému (např. odmítnutí z důvodu použití nepřípustných formátů příloh, narušení integrity dokumentu, nepříslušnosti Policii České republiky, použití nekvalifikovaného certifikátu atd.)
Ad 1.4 Osoba, která zasílá podání, musí dodržet obecná pravidla podání, která jsou zveřejněna na výše uvedených internetových stránkách Policie České republiky. K obecným pravidlům přistupují další pravidla pro podání, která jsou činěna podle zvláštních právních předpisů. Například elektronické podání podle zákona č. 141/1961 Sb., o trestním řízení soudním (trestní řád), ve znění pozdějších předpisů, musí splňovat podmínky stanovené § 59 tohoto zákona. Ze zvláštních právních předpisů vyplývají i povinnosti pro odmítnutí podání.
Ad 1.5 Datová (elektronická) zpráva je doručena Policii České republiky dnem přijetí dokumentu elektronickou podatelnou. Odesílatel je vyrozuměn o doručení datové zprávy. Z centrální podatelny je podle údajů o adresátovi datová zpráva přidělena příslušnému útvaru nebo organizačnímu článku Policie České republiky. Tento útvar nebo organizační článek nepotvrzuje příjem elektronického podání, neboť příjem byl již učiněn a podatel byl o tom vyrozuměn.
Ad 1.6 V roce 2015 bylo elektronickou podatelnou odmítnuto 2 030 podání, v roce 2016 (stav k datu 12. února) 345 podání. Elektronickou podatelnu v uvedeném období obsluhovali operátoři informačních technologií Jana Junková, Marcela Masaříková a Ladislav Matlach. Tito pracovníci jsou vůči Policii České republiky v zaměstnaneckém, nikoliv služebním poměru.
Ad 1.7 Pokud písemnosti odeslané Policií České republiky nebyly řádně vyplněny, respektive proces odeslání dokumentů vykazoval vady, je možné v konkrétních případech upozornit služební funkcionáře příslušných útvarů Policie České republiky, aby zjednali nápravu, případně vyvodili důsledky. Policejní prezidium České republiky dosud nezaznamenalo žádné stížnosti v této oblasti a nejsou mu známy konkrétní případy pochybení.
Ad 1.8 Viz odpověď ad 1.7.
Ad 1.9 Viz odpověď ad 1.7.
Ad 1.10 Vzor „Potvrzení o převzetí podání“ včetně dalších údajů je umístěn na internetových stránkách Policie České republiky www.policie.cz v rubrice eKomunik@ce, záložka Pravidla pro příjem podání.
Ad 1.11 Archiv Policie České republiky provedl interní kontrolu výkonu spisové služby k ověření stavu při evidenci doručených dokumentů v roce 2013. Kontrolou bylo zjištěno, že příjem, evidence a s ní související činnosti, včetně označování doručených dokumentů, jsou realizovány v souladu s normami upravujícími výkon spisové služby. Jednotlivá krajská ředitelství policie realizují další dílčí kontroly v rámci své působnosti. Žádná stížnost ve vztahu k odesílání dokumentů občanům nebyla dosud avizována.
PhDr. Jiří Vokuš, 17. března 2016