Spisová služba
Žadatel se domáhal poskytnutí následujících informací za období od 1. ledna 2010 do dne podání žádosti:
- Je spisová dokumentace vedena v elektronické podobě pro trestní řízení dle zákona č. 141/1961 Sb., o trestním řízení soudním (trestní řád)?
- Je spisová dokumentace vedena v listinné podobě pro trestní řízení dle zákona č. 141/1961 Sb., o trestním řízení soudním (trestní řád)?
- Je spisová dokumentace vedena v elektronické podobě pro šetření dle zákona č. 273/2008 Sb., o Policii České republiky?
- Je spisová dokumentace vedena v listinné podobě pro šetření dle zákona č. 273/2008 Sb., o Policii České republiky?
- Jakou podobu má jednoznačný identifikátor listiny vytvořené v systému elektronické spisové služby pro dokument označený č. j. KRPP-83833-16/TČ-2015-031014?
- Je možné žadateli zpřístupnit seznam jednoznačných identifikátorů dokumentů vytvořených povinným subjektem v jeho systému elektronické spisové služby?
Policie České republiky konstatovala, že ohledně otázek označených čísly 1, 2, 3 a 4 není zřejmé, jaké informace jsou požadovány, a vyzvala proto žadatele podle § 14 odst. 5 písm. b) zákona č. 106/1999 Sb., aby svou žádost ohledně výše uvedených otázek upřesnil. Není totiž srozumitelné, co žadatel míní pojmem „vedení spisové dokumentace“. Takový pojem není obsažen v zákoně č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, není obsažen ve vyhlášce č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů, nevyskytuje se ani v zákoně č. 141/1961 Sb., o trestním řízení soudním (trestní řád), ve znění pozdějších předpisů, nebo v zákoně č. 273/2008 Sb., o Policii České republiky, ve znění pozdějších předpisů.
Povinný subjekt se dále odvolal na informaci, kterou žadateli poskytl v souvislosti s jeho předchozí žádostí o informace podle zákona č. 106/1999 Sb., pokud žadatel míní pojmem „vedení spisové dokumentace“ evidenci a správu dokumentů a tvorbu spisu v rámci trestního nebo přestupkového řízení:
„Policie České republiky (dále jen „policie“) jako veřejnoprávní původce uvedený v § 3 odst. 1 písm. c) zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon č. 499/2004 Sb.“), vykonává prioritně spisovou službu elektronicky v souladu s § 63 odst. 3 zákona č. 499/2004 Sb., a to v elektronickém systému spisové služby. V případech, kdy to vyžaduje zvláštní povaha věci, vykonává policie spisovou službu v listinné evidenci (zpravidla se jedná o evidenci utajovaných dokumentů). Tato informace je platná od 1. ledna 2010 do současnosti.“
Povinný subjekt dále poskytl žadateli následující informace k otázkám číslo 5 a 6 předmětné žádosti:
Ad 5) Elektronický systém spisové služby, který je součástí informačního sytému ETŘ provozovaného Policií České republiky, označuje digitální dokumenty jednoznačným identifikátorem, jenž obsahuje:
- název útvaru ve formě zkratky odpovídající přidělené značce útvaru,
- pořadové číslo dokumentu z evidence dokumentů v elektronickém systému spisové služby,
- pořadové číslo zápisu v evidenci dokumentů v elektronickém systému spisové služby,
- označení typu dokumentu,
- rok,
- označení organizačního článku útvaru ve formě kódu z centrálního číselníku organizačních článků policie,
- alfanumerický kód generovaný elektronickým systémem spisové služby.
Tato informace byla žadateli poskytnuta v souvislosti s jeho předchozí žádostí o informace podle zákona č. 106/1999 Sb.
Jednoznačný identifikátor dokumentu označeného č. j. KRPP-83833-16/TČ-2015-031014 má tedy podobu KRPP-83833-16/TČ-2015-031014 + alfanumerický kód generovaný elektronickým systémem spisové služby příslušného útvaru Policie České republiky. Zkratka KRPP označuje Krajské ředitelství policie Plzeňského kraje, to znamená, že alfanumerický kód byl generován elektronickým systémem spisové služby tohoto útvaru a přístup k němu mají pouze příslušníci a zaměstnanci Policie České republiky s oprávněním přístupu k danému spisu.
Ad 6) Zpřístupnění seznamu jednoznačných identifikátorů všech digitálních dokumentů vytvořených v systému elektronické spisové služby Policie České republiky není prakticky možné. V systému je aktuálně evidováno cca 150 miliónů dokumentů, to znamená, že seznam jejich jednoznačných identifikátorů by obsahoval stejný počet položek.
PhDr. Jiří Vokuš, 10. září 2015