Žadatel požádal o následující informace: 

„1) Podle zákona 106/1999 Sb. se dotazuji, zda existuje nějaký předpis, tedy spisový skartační řád, který upravuje, jak se odpovídá ve spisové službě oznamovateli. Tento chci zaslat kompletně. Kompletně jako přílohu do datové schránky, abych se tedy mohl podívat, co konkrétně, jaké novinky ve spisovém a skartačním řízení proběhly.

2) Zda jsou podle spisového a skartačního řádu oprávněni osoby vyhotovovat písemnosti, tedy v tomto případě oznámení oznamovatelům bez čísla jednacího, bez jidu a aniž by toto bylo zaevidováno v ETŘ, tedy v elektronickém trestním řízení, tedy v elektronickém systému evidence spisu.

Toto prosím vše zaslat nejpozději do zákonné lhůty, tzn. do 15 dnů.“

Policie České republiky jako povinný subjekt podle § 2 odst. 1 zákona č. 106/1999 Sb. žádost posoudila a k jednotlivým dotazům žadateli sdělila:

ad 1) Policie České republiky žadateli poskytla pokyn policejní prezidenta č. 170/2015, spisový řád a Spisový a skartační plán. Dále bylo žadateli sděleno, že odpověď na otázku pod bodkem 1) nalezne v odpovědi pod bodem ad 2).

ad 2) K otázce č. 2 se vyjádřil Archiv Policie České republiky:
Z žádosti o informace ve formátu „mp3“ a obou příloh vyplývá, že žadatel původně učinil cestou ISDS oznámení dopravního přestupku spáchaného na území hl. města Prahy, avšak toto učinil na nepříslušné Krajské ředitelství policie Středočeského kraje. Následně obdržel opět cestou ISDS od odesílatele - Krajské ředitelství policie Středočeského kraje, IČ 75151481, ID: 2dtai5u, blíže nespecifikovanou datovou zprávu (tato není obsahem podání), dle jeho slov „bylo mi odpovězeno způsobem…nějaký defaultní nastavení…prvně v angličtině a za druhý, když jsem se ohradil co to tedy znamená“, obdržel opět cestou ISDS textovou zprávu – bez přiloženého dokumentu, kterou byl vyrozuměn o postoupení oznámení na Krajské ředitelství policie hl. m. Prahy dle místní příslušnosti. Vzhledem k tomu, že se jednalo o pouhou textovou zprávu bez č. j., JID a bez evidence v IS ETŘ, žadatel se mimo jiné domáhá výše uvedené informace.

K samotnému dotazu je v prvé řadě třeba uvést, že ve smyslu čl. 5 odst. 1 pokynu policejního prezidenta č. 170/2015, spisový řád (dále jen „spisový řád“), se datová zpráva a digitální dokument v ní obsažený přijímá mimo jiné prostřednictvím datové schránky, přičemž pravidla pro příjem datových zpráv jsou ve smyslu § 2 odst. 3 písm. d) vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „spisová vyhláška“) zveřejněna na internetu (https://www.policie.cz/clanek/pravidla-pro-prijem-podani.aspx). V rámci těchto veřejně dostupných pravidel jsou vymezeny útvary, které tvoří policii a je zde rovněž uvedeno, že všechny útvary policie s výjimkou útvarů zřízených v rámci krajských ředitelství mají zřízenou datovou schránku. Pro příjem datových zpráv útvary zřízenými v rámci krajských ředitelství je určena datová schránka příslušného krajského ředitelství policie. Prostřednictvím těchto datových schránek lze se všemi útvary policie, jako orgány veřejné moci, v souladu se zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů, elektronicky komunikovat. Obsahem pravidel je rovněž odkaz na konkrétní kontakty na datové schránky. Je tedy zřejmé, že žadatel měl možnost oznámení učinit přímo místně příslušnému orgánu, kterým je v daném případě nepochybně Krajské ředitelství policie hl. m. Prahy.

Pokud se jedná o text, kterým byl žadatel ze strany Krajského ředitelství policie Středočeského kraje vyrozuměn o postoupení jeho oznámení takto nestandardním způsobem bez povinných náležitostí, dle jeho samotného tvrzení lze dovodit, že se jednalo až o reakci na jeho další podání („když jsem se ohradil co to tedy znamená“).

Na shora uvedený dotaz žadatele archiv uvádl, že spisový řád konkrétní oprávnění k vyhotovování dokumentů bez řádných náležitostí (JID, č. j., apod.) nijak neupravuje a má jasně stanovené náležitosti vlastních dokumentů ve smyslu právních předpisů upravujících výkon spisové služby. Na druhou stranu je třeba zmínit i ustanovení čl. 41 spisového řádu, který stanoví, že zjistí-li vedoucí nebo jím pověřený pracovník v rámci přidělování (rozdělování) datových zpráv (zásilek), dokumentů (spisů), že byl převzat dokument (spis), který nenáleží k vyřízení danému organizačnímu článku, případně útvaru, neprodleně zabezpečí jeho předání (odeslání) příslušnému organizačnímu článku (útvaru) v takové podobě, v jaké mu byl předán se záznamem v elektronické evidenci dokumentů. Ve smyslu § 18 odst. 3 spisové vyhlášky je v případě, že veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby zařízení umožňující odesílání datových zpráv součástí elektronického systému spisové služby nebo na něj má automatizovanou vazbu. Samotný systém příjmu datových zpráv prostřednictvím datové schránky v rámci Policie ČR umožňuje postoupení zprávy mezi útvary ještě před předáním do elektronického systému spisové služby, a to za účelem urychlení procesu a bezprostředního předání podání příslušnému útvaru. Funkcionalita umožňující postoupení datové zprávy ISDS mezi útvary v rámci Policie ČR je integrována do elektronického systému spisové služby.

Pokud se jedná o postup obsluhy ISDS Krajského ředitelství policie Středočeského kraje, lze konstatovat, že po procesní stránce byl ve své podstatě v souladu s ustanovením § 12 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů, neboť podání z důvodu nepříslušnosti obsluha postoupila, podatele vyrozuměla a nekrátila jej tak na jeho právech. Pokud se jedná o samotný způsob vyrozumění po spisové stránce, je na místě konstatovat, že zde došlo k porušení čl. 21 odst. 3 spisového řádu, neboť dokument nebyl přednostně vyhotoven prostřednictvím systému ETŘ a v důsledku toho u něho absentovaly náležitosti vlastního dokumentu ve smyslu přílohy č. 4 ke spisovému řádu. Je však nutné pro úplnost zmínit, že se zcela zjevně nejedná o běžný postup v rámci příjmu datových zpráv v ISDS, ale jak již bylo uvedeno, jednalo se o vyrozumění v reakci na opětovné podání (dotaz). Samotné podání bylo po postoupení řádně evidováno v IS ETŘ příslušným orgánem, tedy Krajským ředitelstvím policie hl. m. Prahy.

pplk. Mgr. Lucie Dvořáková 5. 2. 2024